Простой, как пять копеек, способ измерить трудозатраты бухгалтера-аутсорсера на каждого клиента. Достаточно таблицы в Excel и периодических отметок исполнителя, каким клиентом он в данный момент занимается. Ну или занимается чем-то не относящимся к клиентам.
Поделились в «Красном уголке бухгалтера».
«Лайфхак для аутсорсеров — как посчитать время, которое бухгалтер тратит на конкретного клиента?
Рисуем таблицу: по строкам — клиенты, в столбцах — отрезки времени, например по 15 мин. Можно меньше, будет точнее, но отнимет у бухгалтера больше времени, что плохо.
Затем каждые 15 минут бухгалтер ставит галочку напротив того клиента, которым занимается в этот момент.
Конечно, нужна строка „Прочее“, куда ставим галочку, когда читаем новости, пьем чай, меняем бумагу в принтере, обсуждаем прививки и т.п. Причем, затраты по этой графе должны быть порядка 25-30%, потому что нереально работать с полной загрузкой 100% времени, не врите себе.
Через неделю (это минимум, а лучше месяц, хоть это и трудно) подводим итог, сравниваем время, потраченное на клиента с оплатой, делаем выводы.
PS: годится и для юристов, программистов и прочих аутсорсеров. Просто как табуретка и бесплатно».
В комментариях автора поста поблагодарили. И заодно спросили, куда про обучение писать:
«Еженедельные учебы куда плюсовать? В отдельную графу получается. Они же относятся ко всем клиентам?».
Автор на это пишет, что тоже в «прочее»:
«Это все в „прочее“. Конкретный клиент не должен за это платить, но вы должны учитывать эти потери при расчете стоимости часа».
Высказали мнение, что месяца — мало, нужно смотреть, начиная с квартала:
«Месяц, полагаю, ничего не покажет, период должен быть квартал. Июль и август — совершенно разная загрузка... Кроме того, возможно, стоит дополнительно тарифицировать удельный вес времени именно отклонений — количество кадровых событий, больничные, алименты, аренда у сотрудника, лизинг, займ, кредит, ответы на требования, по хронически неаккуратным плательщикам в бюджет — выборка „хвостов“ и расчёт пеней по ним».
Автор на это пишет, что нужно усреднять:
«Не надо ставить грандиозные планы. Нет задачи учесть все и вся. Тут такой парадокс: чем большей точности вы хотите достичь, тем больше будет детализация, а чем больше будет детализация, тем больше будет желание исполнителя пренебречь деталями, а значит тем ниже будет точность. Нужно усреднять».
Возникла небольшая дискуссия:
«Считаю, при тарификации времени, затрачиваемого на однотипные события, отпадает необходимость в таблице с галочками — расчёт алиментов по одному сотруднику, подача ежеквартальных данных в ФССП занимает 40 минут в квартал. Один больничный — 20 минут. Выверка платежей/заявления на зачёт (уточнение) — 10-15 минут по одному виду платежа. Прием сотрудника — 30 минут. Суммируете события за квартал, прибавляете к норме времени на обработку клиента и — вот оно, время, потраченное на конкретного клиента».
Автор поста на это пишет, что запланированное время нужно сравнивать с фактически затраченным:
«Да, для расчета стоимости — пойдет и так. Но это плановые затраты. Они не учитывают время на индивидуальности клиента (вопросы-ответы, непонятный почерк, переделка доков и т.п.). Поэтому планы надо хотя бы иногда сравнивать с фактом. для этого и нужна фотография рабочего времени (это если по-научному)».
На «Клерке» еще недавно писали, как можно измерить эффективность работы бухгалтера, и стоит ли бухгалтеру работать там, где это делают.